Aussteller Info & Anmeldung 2018

Wir freuen uns über zahlreiche Aussteller aus dem In- und Ausland. Ausstellen kann, darf und soll bei den SpaceDays jeder, solange der Ausstellungsplatz reicht. Erwünscht sind, dem Charakter der Ausstellung entsprechend, Modelle ausschliesslich aus den Bereichen Science Fiction, Fantasy und Raumfahrt.

IMG_6516Die Räumlichkeiten der TU Darmstadt Mensa Lichtwiese verfügen über  etwa 1600 m² reine Ausstellungsfläche.

Anmeldungen zu den SpaceDays 2018 sind ab sofort möglich. Bitte hier klicken, um auf die Anmeldeseite zu gelangen.

Im eigenen Interesse möchten wir vorweg darum bitten, eine realistische Einschätzung der benötigten Ausstellungsfläche vorzunehmen. Im Zweifelsfall empfehlen wir einen Probeaufbau zu Hause (also bitte keine 3 Modelle auf 3 Metern, o.ä.). Eine „Wunsch-Platzierung“ kann ebenfalls angegeben werden, es besteht allerdings kein Recht auf Erfüllung.

Weitere Ausstellungsfläche, beispielsweise für Grossmodelle, Leinwände usw., sind nur nach Rücksprache mit der Orga-Leitung möglich. Anmeldeschluss ist spätestens der  03.10.2018, gegebenenfalls  früher, wenn die Ausstellungsfläche bereits ausgebucht ist. Aus der Erfahrung der letzten Jahre möchten wir darum bitten, bei Verhinderung bzw. Nicht-Teilnahme an den SpaceDays unbedingt rechtzeitig die Platzreservierung zu stornieren! Sollte die Anmeldung als Club oder Verein erfolgen, müssen sämtliche Teilnehmer namentlich bis zum 30.09.2018 angemeldet werden, damit eine reibungslose Einlasskontrolle erfolgen kann.

Aus gegebenem Anlass weisen wir darauf hin, dass während der Aufbauzeiten ein Zutritt zum Veranstaltungssaal nur gemeldeten Ausstellern und Helfern gestattet ist. Dies gilt auch für die Begleitung oder Helfer der Aussteller!

Die Aussteller haben auch wieder die Möglichkeit, mit Helfern anzureisen, die ebenfalls  freien Eintritt erhalten. Diese Karte ist nicht übertragbar. Sollten “zu viele” Helfer angemeldet werden, behält sich die Orga vor, gegebenenfalls die Anzahl zu beschränken.

Für das Ausstellen bei den SpaceDays 2018 fällt ein geringer Kostenbeitrag pro Tisch an:

Tischpreise                                  Vereinsmitglieder                         Nicht-Mitglieder

ab 01.01.2018                                5 Euro je Tisch                               -/-
ab 01.03.2018                                5 Euro je Tisch                                7 Euro je Tisch
ab 01.07.2018                                7 Euro je Tisch                                8 Euro je Tisch
ab 01.10.2018                                9 Euro je Tisch                                10 Euro je Tisch

Erstattung bei Stornierung durch den Aussteller

bis 31.03.2018                               100 %                                               100 %
bis 31.08.2018                               50 %                                                 50 %
ab 01.09.2018                                0 %                                                   0 %

Bei Absage der Veranstaltung durch den Veranstalter werden die Gebühren zu 100% zurückerstattet.

Nach der Bestellung der Ausstellerfläche erhält der Aussteller eine Email mit dem zu zahlenden Kostenbeitrag. Eine verbindliche Anmeldung kommt erst mit der Zahlung des Kostenbeitrags (Maßgeblich ist der Eingang auf dem Vereinskonto) zustande. Sollte keine Zahlung eingehen, besteht kein Anspruch auf Ausstellungsfläche. Bei verspäteter Zahlung kann ggf. die gewünschte Ausstellerfläche nicht garantiert werden.

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Genaue Aufbauzeiten werden angemeldeten Ausstellern per Email mitgeteilt. Wir stellen nur die Ausstellungstische und -stühle.  Dekorationsartikel, Decken, Stromkabel oder ähnliches Material muss mitgebracht werden. Besonders Tischdecken sollten unbedingt zur Standardausstattung eines jeden Ausstellers gehören. Diese machen den Stand attraktiver (wichtig im Wettbewerb) und schützen die Tische vor Beschädigungen.

Nach Rücksprache(!) ist es möglich, Roll-Ups aufzustellen und Poster & Plakate aufzuhängen.